Wyzwanie
Działy księgowe często mierzą się z ogromną liczbą faktur kosztowych i zakupowych napływających każdego miesiąca. Pracownicy muszą ręcznie przepisywać dane z faktur (nawet jeśli otrzymują je jako PDF lub skan), co jest czasochłonne i podatne na błędy. Szacuje się, że ręczne wprowadzenie jednej faktury do systemu zajmuje średnio około 5 minut – przy wolumenie 500 faktur miesięcznie oznacza to nawet ~58 godzin pracy w miesiącu.
W praktyce firmy tracą dziesiątki roboczogodzin na tę rutynową czynność, a każda pomyłka przy wprowadzaniu kwot czy numerów faktur może skutkować kosztownymi korektami. Przykładowo, w firmie produkcyjnej Euro-Locks (przetwarzającej dziesiątki tysięcy faktur rocznie od globalnych kontrahentów) aż trzy osoby były zaangażowane w ręczną weryfikację i dekretację każdej faktury – nie tylko spowalniało to proces, ale niosło ryzyko pomyłek.
Rozwiązanie
Automatyzacja procesu odbywa się poprzez połączenie technologii OCR oraz sztucznej inteligencji (w tym uczenia maszynowego) do odczytywania treści faktur i ich integracji z systemami finansowo-księgowymi. Nowoczesne narzędzia potrafią zeskanować lub odczytać fakturę w pliku PDF/JPG, wyekstrahować kluczowe pola (dostawca, NIP, data, kwoty netto/brutto, pozycje, numer zamówienia itp.) i zweryfikować poprawność danych przed zaimportowaniem ich do programu ERP.
Rozwiązania oparte na AI uczą się układów różnych faktur, analizują tysiące dokumentów, rozpoznają powtarzalne wzorce i dzięki temu potrafią poprawnie odczytać dane niezależnie od szablonu faktury. Kluczowym celem jest pominięcie ręcznego wpisywania – system sam sprawdza stawki VAT, przelicza waluty i eksportuje zaksięgowane dokumenty do archiwum lub modułu księgi głównej. Często automatyzację uzupełnia się o roboty RPA symulujące pracę człowieka w systemie – np. robot otwiera e-mail z fakturą, zapisuje załącznik, uruchamia moduł OCR/AI do odczytu treści, a następnie wprowadza dane do odpowiednich pól w ERP.
Rezultaty
Wdrożenie automatycznego odczytu i księgowania faktur przynosi drastyczne oszczędności czasu i kosztów. Pracownicy księgowości odzyskują większość czasu poświęcanego dotąd na monotonne przepisywanie danych, co potwierdzają dane z rynku. Według jednego ze studiów, nowoczesne systemy AI pozwalają zredukować koszty operacyjne przetwarzania faktur nawet o 80%. W przytoczonej firmie Euro-Locks pierwsza faza wdrożenia umożliwiła wyeliminowanie większości ręcznej pracy: zadania, które wykonywały wcześniej 3 osoby, teraz nadzoruje jedna osoba, a pozostałych dwóch księgowych skierowano do bardziej wymagających zadań finansowych.
Co więcej, integracja procesu fakturowania z gospodarką magazynową przyspieszyła obsługę dokumentów powiązanych – automatyczne generowanie dokumentów PZ (przyjęć magazynowych) skróciło pracę logistyka z ~30 minut do 5 minut na jedną obszerną (30-stronicową) fakturę przyjęcia dostawy. Zautomatyzowany system potrafi też osiągać bardzo wysoką dokładność odczytu: w testach odnotowano 100% poprawność odczytu danych nagłówkowych faktur i ok. 74% poprawność odczytu pozycji szczegółowych (linijek) faktur bez jakiejkolwiek ręcznej ingerencji.
Podsumowując, automatyzacja procesu fakturowania pozwala firmom zaoszczędzić dziesiątki godzin pracy miesięcznie, zredukować błędy praktycznie do zera i przyspieszyć cały obieg faktur – przekłada się to m.in. na terminowe płatności (unika się zaległości), możliwość negocjacji rabatów za szybką płatność oraz odciążenie personelu księgowego.